2.1 Autorización

El recaudo, compilación, almacenamiento, consulta, uso, intercambio, transmisión, transferencia, y en general el Tratamiento de datos personales, requiere el consentimiento libre, expreso e informado del Titular de la información.

Basado en lo anterior, FTC S.A.S. solicitará al Titular de los datos personales, la autorización para el Tratamiento de los mismos, informando para el efecto previamente al Titular, sobre las finalidades de dicho Tratamiento.

• Otorgamiento: la autorización es otorgada por el cliente mediante la suscripción de la Solicitud de Crédito, o a través de los canales que disponga FTC S.A.S. para el efecto, o por cualquier medio autorizado por la ley. Sin perjuicio de lo anterior, no requerirá autorización para su Tratamiento, la información contenida en bases de datos que se encuentren a disposición del público en general.
• Prueba: como responsable del Tratamiento de los Datos personales, FTC S.A.S. dispondrá de los medios necesarios para mantener el registro de las autorizaciones, con indicación de medio y la fecha en que las mismas sean otorgadas por los Titulares de la información.
• Actualización: siempre que se implementen cambios sustanciales de las Políticas de Tratamiento, los mismos se deberán comunicar oportunamente –a más tardar al momento de la implementación- por FTC S.A.S. a los clientes, pudiendo utilizarse para el efecto, la actualización a través de la página web www.fasttaxicredit.com
• Revocatoria: el Titular podrá solicitar en cualquier tiempo a FTC S.A.S., la revocación de la Autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales, así como la supresión de los mismos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. No obstante, no habrá lugar a la supresión de los datos administrados, ni a la revocación de la autorización, mientras exista una relación contractual entre el cliente y FTC S.A.S., ni cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en las Bases de Datos.

2.2. Derechos de los Titulares

De acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Acudir a FTC S.A.S., a través de los canales que esta ha dispuesto, con el objeto de conocer, actualizar, y rectificar sus datos personales, ya sea que se traten de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error, que su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Ser informado o prevenido por FTC S.A.S. acerca del uso que se le ha dado o se le pueda dar a sus datos personales;
• Solicitar, cuando sea el caso, prueba de la autorización que respecto a sus datos personales haya otorgado a FTC S.A.S.;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando el tratamiento de los mismos vulnere las normativas constitucionales y legales pertinentes;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, las quejas por infracciones a la Ley sobre protección de datos, o a sus decretos reglamentarios

2.3. Procedimientos para acceso, consulta y reclamación

Para el ejercicio de los derechos indicados en este punto, y en orden a evitar el acceso a Datos personales de personas no autorizadas, previamente se deberá verificar la documentación que demuestre que la persona que solicita la información es el Titular o un causahabiente suyo.

En caso de duda en cuanto a la aplicación de los procedimientos acá indicados, la misma será puesta de presente por el área responsable de la Base de datos respectiva a la Gerencia Jurídica de FTC S.A.S., la cual resolverá la inquietud en consonancia con los principios y disposiciones aplicables de la Ley y Decretos pertinentes.

• Acceso: FTC S.A.S. garantiza al Titular de Datos personales el derecho a acceder y conocer la información personal que está siendo objeto de tratamiento, en cuanto al alcance, condiciones y características del Tratamiento. Este derecho implica para el Titular: (i) la posibilidad de tener el conocimiento de la existencia del Tratamiento de sus datos personales, (ii) el acceso a los Datos personales específicos objetos de Tratamiento, (iii) saber las circunstancias del Tratamiento.
• Consulta: los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información del Titular que repose en cualquier Base de Datos (art. 14 Ley 1581 de 2012). Las consultas respectivas, serán resueltas por el área de Servicio al Cliente de FTC S.A.S., un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Dicho término podrá prorrogarse por cinco (5) días hábiles más, cuando no fuere posible resolver la consulta dentro del término inicial, y previa información al respecto al Titular o causahabiente, explicándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta.
• Reclamo: el Titular -o sus causahabientes- que considere que la información contenida en una Base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando considere que existe incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo, de conformidad con el artículo 15 de esta misma Ley. Los reclamos serán tramitados por FTC S.A.S., bajo las siguientes reglas:

(i) El reclamo se formulará mediante comunicación realizada por el Titular o sus causahabientes dirigida a FTC S.A.S., incluyendo dentro de dicha comunicación la información señalada en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

(ii) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

(iii) En caso de que FTC S.A.S. reciba un reclamo que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

(iv) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

(v) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cualquier tiempo y gratuitamente, la persona natural Titular de los datos personales o sus causahabientes podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales previa acreditación de su identidad.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales debe ser presentada a través de los medios proporcionados señalados en el Aviso de Privacidad y deberá contener como mínimo la siguiente información: (i) el nombre y domicilio del Titular o representante o cualquier otro medio para recibir la respuesta a su solicitud; (ii) los documentos que acrediten la identidad o la representación del Titular de los datos personales; (iii)La descripción clara y precisa de los Datos personales sobre los que se motiva el reclamo, y de los hechos que dan lugar al mismo; y (iv) los documentos que se desean hacer valer en la reclamación.

Según la naturaleza de la Base de datos personales, la reclamación será gestionada por el área responsable de la atención a la misma al interior de FTC S.A.S.

2.4. Deberes de FTC S.A.S. como responsable del Tratamiento

Cuando FTC S.A.S. actúe como responsable del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012:

• Garantizar al cliente, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva Autorización otorgada por el cliente.
• Informar debidamente al cliente sobre la finalidad de la recolección y administración de datos y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento -de existir- sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento, de existir.
• Exigir al Encargado del Tratamiento –de existir- en todo momento, el acatamiento de las condiciones de seguridad y privacidad del cliente.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• Informar a solicitud del cliente sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Clientes.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

2.5. Seguridad de la información

FTC S.A.S., en desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas que se requieran, para otorgar seguridad a los Datos personales, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2.6. Transferencia de la Información

Con el fin de garantizar la prestación de sus servicios de manera ininterrumpida, así como para permitir su recuperación en el caso de la que la misma sea afectada por eventos tales como ataques o desastres naturales o de cualquier tipo, FTC S.A.S. podrá transferir la información a receptores o Encargados, para efectos de que estos tengan Bases de datos en respaldo de la información.